Hoe jij kunt starten met het automatiseren van je taken zodat je meteen tijd bespaart ?

Als je gaat investeren in tools en automatisatie, kun je meteen grote tijdswinsten boeken.

‚ÄčIk merk het bij mezelf en zie het ook bij klanten. Soms wel tot 4u per week! Kun je je voorstellen wat dit op jaarbasis betekent?

‚ÄčJe bespaart er niet alleen tijd mee, je bespaart er ook energie mee.

‚ÄčWant vaak zijn het net deze taken die niet leuk zijn (aka administratief) en ons veel energie kosten.

‚ÄčTaken die het meest geschikt zijn om te automatiseren:

  • ‚ÄčTaken die telkens op een exact moment moeten gebeuren (zoals een nieuwsbrief versturen)
  • Taken die weinig aanpassing vereisen (zoals telkens eenzelfde vraag beantwoorden via mail)
  • Taken die kort zijn maar wel frequent moeten gebeuren (zoals een document updaten)

Hoe je het kunt gaan aanpakken als je je zaak meer wilt gaan automatiseren:

1. Bedenk voor jezelf wat je wederkerige, operationele taken zijn

2. Ga gaan kijken per taak hoeveel tijd je ermee kwijt bent per maand en hoeveel energie

‚Äč3. Prioritiseer de taken die veel tijd vragen en waar je veel energie aan kwijt bent. Deze taken worden de focus om te gaan automatiseren.

‚Äč4. Schrijf per taak het proces uit: welke stappen doorloop je allemaal om de taak te vervolledigen?

‚Äč5. Bedenk voor jezelf enkele voorwaarden: welke functionaliteiten heb je zeker nodig in een mogelijke tool (bv. het moet zowel een app hebben als desktop versie, het moet deelbaar zijn met teamleden….)?

‚Äč6. Van hieruit kun je gaan researchen hoe je dit kunt gaan automatiseren: mogelijks bestaan er al tools die het gehele proces kunnen overnemen. Vraag eens rond en ga op onderzoek. Geraak je er zelf niet aan uit? Schakel dan de hulp in van een technische VA.

‚Äč7. Vergeet ook de investering niet te berekenen: hoeveel tijd bespaar je door het investeren in een tool en waarvoor ga je die tijd dan gaan gebruiken (m.a.w. hoeveel kan de “nieuwe” tijd je gaan opleveren)? Op die manier weet je hoeveel budget je hebt voor een nieuwe tool.

‚ÄčDe “ROI” (= return on investment) van automatiseren ligt heel hoog: als het bv. 1u duurt om een automatisatie op te zetten waarmee je vervolgens elke maand 2u uitspaart, levert dit je heel wat extra tijd op (1 dag per jaar om exact te zijn) en dus ook mogelijke omzet.

Enkele voorbeelden van taken die je kunt gaan automatiseren:

  • Het versturen van je facturen
  • Het opvolgen van betalingen
  • Het versturen van e-mails
  • Het inplannen & doorposten van content voor je social media kanalen
  • Project management
  • Taken management
  • Afspraken inplannen met klanten
  • Inloggen op je apparaten
  • Back-up’s maken van je bestanden
  • Databases updaten met klantengegevens
  • Sorteren van je e-mail
  • Handtekenen van documenten
  • Research doen over een topic
  • Rapportering

Doe er je voordeel mee!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *